Senior medewerker Documentaire Informatie Voorziening (1fte)

Als senior medewerker DIV / Informatiebeheer zorg je voor het beheren, organiseren en toegankelijk maken van documenten en informatie binnen de organisatie. Deze functie is gericht op het waarborgen van de kwaliteit, integriteit en archivering van informatie, evenals het adviseren over efficiënt documentbeheer en toegang daarvan.

Dit ga je doen

• Je adviseert de organisatie bij de uitfasering van de huidige netwerkschijven, de migratie naar de nieuwe M365 omgeving (Sharepoint, MS Teams) en de kaders rondom het informatiebeheer in MS Teams;
• Je zorgt voor de toekenning van bewaartermijnen van informatiebestanden, alsook (het borgen van) tijdige vernietiging of blijvende bewaring daarvan. Niet alleen binnen het zaaksysteem, Sharepoint, MS Teams, maar ook binnen vakapplicaties;
• Je adviseert over en begeleidt je collega’s van DIV bij de inhoudelijke en functioneel-technische uitvoering van aspecten van digitaal archiefbeheer, zoals vernietiging, overbrenging naar het e-depot en migratie;
• Je zorgt voor de implementatie en naleving van informatiebeheerstandaarden en -beleid, inclusief wet- en regelgeving met betrekking tot o.a. de Wet open overheid;
• Je rapporteert over de prestaties en naleving van documentbeheeractiviteiten aan relevante belanghebbenden, inclusief het directieteam en het college van B&W;
• Je bent verantwoordelijk voor en beoordeelt de huidige processen voor documentbeheer en het identificeren van mogelijkheden voor verbetering van efficiëntie en effectiviteit;
• Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarlijkse lijst met te vernietigen stukken en de afstemming hierover binnen DIV en met het Zeeuws Archief;
• Je bent verantwoordelijk voor het overbrengen van fysieke en digitale archieven, zaken en documenten;
• Je neemt deel aan het Tactisch Informatieoverleg met het Zeeuws Archief en het overleg over de KPI-rapportages;
• Je adviseert bij de aanschaf van nieuwe (vak)applicaties, de implementatie daarvan  en de eventuele koppeling met het zaaksysteem.

Dit neem je mee

• Je beschikt over minimaal Hbo werk- en denkniveau;
• Je hebt up to date kennis van relevante wet- en regelgeving zoals de Archiefwet en de Wet Open Overheid;
• Je hebt ervaring met een zaaksysteem, bent analytisch, communicatief vaardig en kunt zelfstandig werken;
• Je bent bekend met processen van gemeentelijke organisaties;
• Je hebt sterke affiniteit met informatiestromen en digitale informatiehuishouding;
• Je herkent jezelf in de Vlissingse karaktereigenschappen no-nonsens en creatief.

Dit bieden wij

• Een dienstverband van 1 fte, dit is 36 uur per week.
• Een salaris van maximaal € 4.752 bruto per maand bij een 36-urige werkweek (functieschaal 9, salaristabel per 1 januari 2024). Op termijn is een salaris van maximaal € 5.247 bruto per maand bij een 36-urige werkweek in de uitloopschaal bereikbaar op basis van het functioneren.
• Je krijgt een tijdelijk dienstverband voor één jaar. Bij goed functioneren, zetten we na dit jaar het contract om in een vast dienstverband.
• Je bouwt een individueel keuzebudget op van 17,05%. Dit kun je inzetten voor extra salaris, meer vrije tijd, korting op je sportabonnement of de aanschaf van een fiets.
• Je werktijden deel je zelf in met veel flexibiliteit in overleg met collega’s en leidinggevende, want een 9 tot 5-baan hoeft niet voor iedereen te werken. Voor je persoonlijke ontwikkeling doe je zelf voorstellen. Hiervoor stellen we jaarlijks een budget beschikbaar.
• Een reiskostenvergoeding hoort ook bij de voorwaarden. We werken bij de gemeente hybride, dat betekent een deel van de tijd thuis en een deel op kantoor.

Solliciteer
Geef je carrière Vlissings karakter en solliciteer vóór dinsdag 21 mei 2024 via de solliciteren button. Wil je graag meer weten over deze functie, dan kun je contact opnemen Björn Francke, Beleidsmedewerker DIV (telefoonnummer 0118-487480). Met vragen over de procedure kun je contact opnemen met Willemijn van Beers, HR Adviseur (telefoonnummer 0118-252004).

Planning
De gesprekken vinden in overleg met de kandidaat plaats.

Acquisitie n.a.v. deze advertentie wordt niet op prijs gesteld