Senior medewerker Documentaire Informatie Voorziening (1fte)

Ben jij een expert in informatiebeheer en wil je een cruciale rol spelen in het beheren, organiseren, toegankelijk maken van documenten en archiveren van informatie binnen onze organisatie? Als Senior Medewerker DIV / Informatiebeheer sta je centraal in het dynamische veld van informatiebeheer. Je speelt een cruciale rol in het beheren, organiseren en toegankelijk maken van informatie binnen onze organisatie. Hierbij ben je de sleutelfiguur die standaarden en beleid weet te implementeren en te handhaven.

Je begeleidt de migratie naar de nieuwe M365-omgeving en stelt duidelijke kaders voor informatiebeheer in MS Teams. Je bepaalt bewaartermijnen voor informatiebestanden en zorgt voor tijdige vernietiging of blijvende bewaring. Daarnaast ondersteun en adviseer je je collega's bij digitaal archiefbeheer, zoals vernietiging, overbrenging naar het e-depot en migraties.

Dit ga je doen

• Advies & migratie: Je begeleidt de overgang van de huidige netwerkschijven naar de nieuwe M365-omgeving (SharePoint, MS Teams) en stelt kaders voor informatiebeheer in MS Teams.
• Bewaartermijnen & vernietiging: Je bepaalt bewaartermijnen voor informatiebestanden en zorgt voor tijdige vernietiging of blijvende bewaring binnen diverse systemen, zoals het zaaksysteem, SharePoint, MS Teams en vakapplicaties.
• Digitaal archiefbeheer: Je ondersteunt en adviseert je collega's bij de technische uitvoering van digitaal archiefbeheer, zoals vernietiging, overbrenging naar het e-depot en migratie.
• Implementatie & compliance: Je implementeert en handhaaft informatiebeheerstandaarden en -beleid, inclusief naleving van relevante wetgeving zoals de Wet open overheid.
• Rapportage: Je rapporteert over de prestaties en naleving van documentbeheeractiviteiten aan het directieteam en het college van B&W.
• Procesoptimalisatie: Je beoordeelt huidige processen voor documentbeheer en identificeert verbeterpunten voor efficiëntie en effectiviteit.
• Archivering: Je stelt jaarlijks een lijst op van te vernietigen stukken en stemt deze af met het Zeeuws Archief. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het overbrengen van fysieke en digitale archieven.
• Overleg & advies: Je neemt deel aan tactisch informatieoverleg met het Zeeuws Archief en bespreekt KPI-rapportages. Tevens adviseer je bij de aanschaf en implementatie van nieuwe (vak)applicaties en de mogelijke koppeling met het zaaksysteem.

Dit neem je mee

• Je beschikt over minimaal Hbo werk- en denkniveau;
• Je hebt diepgaande kennis van de gemeentelijke wereld en de specifieke processen die daarbinnen spelen. Je begrijpt de dynamiek van gemeentelijke organisaties, hun structuur en de manier waarop verschillende afdelingen samenwerken.
• Je hebt up to date kennis van relevante wet- en regelgeving zoals de Archiefwet en de Wet Open Overheid;
• Je hebt ervaring met een zaaksysteem, bent analytisch, communicatief vaardig en kunt zelfstandig werken;
• Je hebt sterke affiniteit met informatiestromen en digitale informatiehuishouding;
• Je herkent jezelf in de Vlissingse karaktereigenschappen no-nonsens en creatief.

Dit bieden wij

• Een dienstverband van 1 fte, dit is 36 uur per week.
• Een salaris van maximaal € 4.752 bruto per maand bij een 36-urige werkweek (functieschaal 9, salaristabel per 1 januari 2024). Op termijn is een salaris van maximaal € 5.247 bruto per maand bij een 36-urige werkweek in de uitloopschaal (functieschaal 10, salaristabel per 1 januari 2024) bereikbaar op basis van het functioneren.
• Je krijgt een tijdelijk dienstverband voor één jaar. Bij goed functioneren, zetten we na dit jaar het contract om in een vast dienstverband.
• Je bouwt een individueel keuzebudget op van 17,05%. Dit kun je inzetten voor extra salaris, meer vrije tijd, korting op je sportabonnement of de aanschaf van een fiets.
• Je werktijden deel je zelf in met veel flexibiliteit in overleg met collega’s en leidinggevende, want een 9 tot 5-baan hoeft niet voor iedereen te werken. Voor je persoonlijke ontwikkeling doe je zelf voorstellen. Hiervoor stellen we jaarlijks een budget beschikbaar.
• Een reiskostenvergoeding hoort ook bij de voorwaarden. We werken bij de gemeente hybride, dat betekent een deel van de tijd thuis en een deel op kantoor.

Solliciteer
Geef je carrière Vlissings karakter en solliciteer vóór maandag 15 juli 2024 via de solliciteren button. Wil je graag meer weten over deze functie, dan kun je contact opnemen Björn Francke, Beleidsmedewerker DIV (telefoonnummer 0118-487480). Met vragen over de procedure kun je contact opnemen met Marieke Regoor, (telefoonnummer 0118-487278).

Planning
De gesprekken vinden plaats op donderdag 18 juli 2024, handig om rekening mee te houden in je agenda.

Acquisitie n.a.v. deze advertentie wordt niet op prijs gesteld